5 etapas para habilitar o SEI na sua cidade
ADESÃO
Para aderir ao sistema SEI em sua cidade, é necessário assinar o Termo de Adesão e o Acordo de Cooperação Técnica (ACT) entre a Secretaria de Gestão e Governo Digital e a Prodesp, responsável pela cessão do SEI.
A assinatura do termo e do ACT ocorre dentro do próprio SEI do Governo do Estado, pois ele permite que usuários externos assinem documentos. Essa é apenas uma das várias funcionalidades que otimizam e garantem a eficiência do serviço.
INTERLOCUTORES
Gestor SEI
Responsável por coordenar a implantação do SEI na Cidade, garantir que as atividades de implantação e pós implantação ocorram no cronograma definido. Interlocutor das ações do projeto junto ao Gabinete e Secretarias.
Gestor Tecnologia da Informação
Responsável por coordenar a equipe de suporte de informática, liberando conexão do AD, realizar abertura de chamados e atendimento de dúvidas.
Gestor do Conhecimento
Responsável por liderar a equipe de multiplicadores na utilização apropriada do sistema, ministrar treinamentos internos e detectar as necessidades específicas dentro de sua organização.
Gestor Documental
Responsável por orientar os usuários quanto à produção documental e acompanhar a implementação do Sistema Municipal de Arquivos e dos instrumentos de gestão documental.
REGULAMENTAÇÃO
Da implantação do sistema Sei Cidades
A regulamentação é essencial para garantir a integridade, segurança, confidencialidade e validade jurídica dos documentos, estabelece regras, normas e diretrizes para o uso, armazenamento, compartilhamento e proteção das informações produzidas no sistema.
Para o uso do SEI na Cidade, é necessária a publicação do ato que normatizará a regulamentação.
Da implantação da Gestão Documental dos Municípios
Paralelo ao processo de implantação do Sistema SEI Cidades, o município deverá tomar providências para regulamentar a gestão documental.
O Arquivo Público Municipal, conforme legislação vigente, é a instituição com a atribuição de fazer a gestão documental, fomentando o apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico, estabelecendo os documentos de arquivo como elementos de prova e informação, bem como a sua guarda e preservação, visando à disseminação e acesso às informações neles registradas.
CADASTROS E CONFIGURAÇÕES
As etapas da fase de implantação incluem a configuração do sistema, estruturação dos dados organizacionais da sua cidade, seus usuários e a realização de testes de conectividade.
É importante que cada uma dessas atividades sejam realizadas com cuidado, para evitar inconsistência de acesso, produção equivocada de documentos e garantir o pleno funcionamento do sistema.
CAPACITAÇÃO
A capacitação é uma etapa primordial no processo de implantação do SEI. É nessa fase que a equipe será preparada para utilizar a plataforma de maneira correta e eficiente, garantindo que todos possam desempenhar suas funções com agilidade e eficiência.
Para que os treinamentos sejam bem sucedidos e garantir que todos consigam adquirir o conhecimento necessário para o bom uso da ferramenta, o planejamento é primordial.
Interlocutores da Capacitação
Nas ações de capacitação, será definido os multiplicadores que atuarão na implantação do SEI Cidades, contribuindo na disseminação do conhecimento da ferramenta para todos os servidores e empregados públicos municipais.
- Reunião com o Gestor de Implantação, organizada e mediada pelo Gerente de Projetos PRODESP para orientar a identificação de pessoas com o perfil de multiplicador de conhecimento;
- Reunião preparatória com o Gestor de Conhecimento, Gestor SEI e Gerente de Projetos PRODESP para orientar os procedimentos que deverão ser adotados para capacitação da cidade;
- Garantir que a agenda de capacitação dos multiplicadores e da webinar para os usuários da cidade seja cumprida.
Produtos Ofertados
Os Produtos Ofertados foram criados para atender as necessidades dos usuários, com materiais de linguagem simples, dinâmica e de fácil compreensão, mantendo a excelência na qualidade do conteúdo sem torná-los extensos ou maçantes para que não sejam ignorados pelos usuários. Dessa forma, acreditamos que é possível ampliar a absorção e compreensão do conhecimento, imprescindível para o bom uso da ferramenta.
- Ambiente de Treinamento, que permite a simulação de rotinas de trabalho no SEI;
- Capacitação para Multiplicadores do Conhecimento;
- Curso de Ensino a Distância em Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA);
- Manual do Usuário;
- Manual de Acesso Externo;
- Operação Assistida para acompanhar o uso do SEI a partir da data de implantação;
- Webinars das operações básicas do sistema para todos os usuários.