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5 etapas para habilitar o SEI na sua cidade

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ADESÃO

Para aderir ao sistema SEI em sua cidade, é necessário assinar o Termo de Adesão e o Acordo de Cooperação Técnica (ACT) entre a Secretaria de Gestão e Governo Digital e a Prodesp, responsável pela cessão do SEI.​

A assinatura do termo e do ACT ocorre dentro do próprio SEI do Governo do Estado, pois ele permite que usuários externos assinem documentos. Essa é apenas uma das várias funcionalidades que otimizam e garantem a eficiência do serviço.

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INTERLOCUTORES

Gestor SEI​
Responsável por coordenar a implantação do SEI na Cidade, garantir que as atividades de implantação e pós implantação ocorram no cronograma definido. Interlocutor das ações do projeto junto ao Gabinete e Secretarias.

Gestor Tecnologia da Informação​
Responsável por coordenar a equipe de suporte de informática, liberando conexão do AD, realizar abertura de chamados e atendimento de dúvidas.

Gestor do Conhecimento​
Responsável por liderar a equipe de multiplicadores na utilização apropriada do sistema, ministrar treinamentos internos e detectar as necessidades específicas dentro de sua organização.

Gestor Documental​
Responsável por orientar os usuários quanto à produção documental e acompanhar a implementação do Sistema Municipal de Arquivos e dos instrumentos de gestão documental.

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REGULAMENTAÇÃO

Da implantação do sistema Sei Cidades
A regulamentação é essencial para garantir a integridade, segurança,  confidencialidade e validade jurídica dos documentos, estabelece regras,  normas e diretrizes para o uso, armazenamento, compartilhamento e proteção  das informações produzidas no sistema.
Para o uso do SEI na Cidade, é necessária a publicação do ato que normatizará a regulamentação.

Da implantação da Gestão Documental dos Municípios
Paralelo ao processo de implantação do Sistema SEI Cidades, o município deverá tomar providências para regulamentar a gestão documental. 
O Arquivo Público Municipal, conforme legislação vigente, é a instituição com a atribuição de fazer a gestão documental, fomentando o apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico, estabelecendo os documentos de arquivo como elementos de prova e informação, bem como a sua guarda e preservação, visando  à disseminação e acesso às informações neles registradas.

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CADASTROS E CONFIGURAÇÕES

As etapas da fase de implantação incluem a configuração do sistema, estruturação dos dados  organizacionais da sua cidade, seus usuários e a realização de testes de conectividade.
É importante que cada uma dessas atividades sejam realizadas com cuidado, para evitar inconsistência de acesso, produção equivocada de documentos e garantir o pleno funcionamento do sistema.

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CAPACITAÇÃO

A capacitação é uma etapa primordial no processo de implantação do SEI. É nessa fase que a equipe será preparada para utilizar a plataforma de maneira correta e eficiente, garantindo que todos possam desempenhar suas funções com agilidade e eficiência.
Para que os treinamentos sejam bem sucedidos e garantir que todos consigam adquirir o conhecimento necessário para o bom uso da ferramenta, o planejamento é primordial.

 

Interlocutores da Capacitação
Definir multiplicadores de conhecimento
Nas ações de capacitação, será definido os agentes que atuarão na implantação do SEI Cidades, contribuindo na disseminação do conhecimento da ferramenta para todos os servidores e empregados públicos municipais.

  • Reunião com o Gestor de Implantação, organizada e mediada pelo Gerente de > Projetos PRODESP para orientar a identificação de pessoas com o perfil de multiplicador de conhecimento;
  • Reunião preparatória com o Gestor de Conhecimento, Gestor SEI e Gerente de > Projetos PRODESP para orientar os procedimentos que deverão ser adotados para capacitação da cidade;
  • Garantir que a agenda de capacitação dos multiplicadores e da webinar para os usuários da cidade seja cumprida.

 

Produtos Ofertados
Garantir que todos tenham acesso aos materiais de capacitação
Os Produtos Ofertados foram criados para atender as necessidades dos usuários, com materiais de linguagem simples, dinâmica e de fácil compreensão, mantendo a excelência na qualidade do conteúdo sem torná-los extensos ou maçantes para que não sejam ignorados pelos usuários. Dessa forma, acreditamos que é possível ampliar a absorção e compreensão do conhecimento,  imprescindível para o bom uso da ferramenta.

  • Ambiente de Treinamento, que permite a simulação de rotinas de trabalho no SEI;
  • Capacitação para Multiplicadores do Conhecimento;
  • Curso de Ensino a Distância em Ambiente Virtual de Aprendizagem (AVA);
  • Manual do Usuário;
  • Manual de Acesso Externo;
  • Operação Assistida para acompanhar o uso do SEI a partir da data de implantação;
  • Webinars das operações básicas do sistema para todos os usuários.

 

Complementary Content
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