Para aderir ao sistema SEI na sua Cidade, será necessário a assinatura do Termo de Adesão ao Convênio (TAC) celebrado entre a Secretaria de Gestão e Governo Digital e a PRODESP para cessão do SEI.
A assinatura do TAC é realizada dentro do próprio sistema, pois o mesmo possibilita a assinatura de documentos por entes externos, e essa é apenas uma das diversas funcionalidades que otimizam e garantem a eficiência do serviço
Gestor SEI
Responsável por coordenar a implantação do SEI na Cidade, garantir que as atividades de implantação e pós implantação ocorram no cronograma definido. Interlocutor das ações do projeto junto ao Gabinete e Secretarias.
Gestor Tecnologia da Informação
Responsável por coordenar a equipe de suporte de informática, liberando conexão do AD, realizar abertura de chamados e atendimento de dúvidas.
Gestor do Conhecimento
Responsável por liderar a equipe de multiplicadores na utilização apropriada do sistema, ministrar treinamentos internos e detectar as necessidades específicas dentro de sua organização.
Gestor Documental
Responsável por orientar os usuários quanto à produção documental e acompanhar a implementação do Sistema Municipal de Arquivos e dos instrumentos de gestão documental.
Da implantação do sistema Sei Cidades
A regulamentação é essencial para garantir a integridade, segurança, confidencialidade e validade jurídica dos documentos, estabelece regras, normas e diretrizes para o uso, armazenamento, compartilhamento e proteção das informações produzidas no sistema.
Para o uso do SEI na Cidade, é necessária a publicação do ato que normatizará a regulamentação.
Da implantação da Gestão Documental dos Municípios
Paralelo ao processo de implantação do Sistema SEI Cidades, o município deverá tomar providências para regulamentar a gestão documental.
O Arquivo Público Municipal, conforme legislação vigente, é a instituição com a atribuição de fazer a gestão documental, fomentando o apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico, estabelecendo os documentos de arquivo como elementos de prova e informação, bem como a sua guarda e preservação, visando à disseminação e acesso às informações neles registradas.
As etapas da fase de implantação incluem a configuração do sistema, estruturação dos dados organizacionais da sua cidade, seus usuários e a realização de testes de conectividade.
É importante que cada uma dessas atividades sejam realizadas com cuidado, para evitar inconsistência de acesso, produção equivocada de documentos e garantir o pleno funcionamento do sistema.
A capacitação é uma etapa primordial no processo de implantação do SEI. É nessa fase que a equipe será preparada para utilizar a plataforma de maneira correta e eficiente, garantindo que todos possam desempenhar suas funções com agilidade e eficiência.
Para que os treinamentos sejam bem sucedidos e garantir que todos consigam adquirir o conhecimento necessário para o bom uso da ferramenta, o planejamento é primordial.
Interlocutores da Capacitação
Definir multiplicadores de conhecimento
Nas ações de capacitação, será definido os agentes que atuarão na implantação do SEI Cidades, contribuindo na disseminação do conhecimento da ferramenta para todos os servidores e empregados públicos municipais.
Produtos Ofertados
Garantir que todos tenham acesso aos materiais de capacitação
Os Produtos Ofertados foram criados para atender as necessidades dos usuários, com materiais de linguagem simples, dinâmica e de fácil compreensão, mantendo a excelência na qualidade do conteúdo sem torná-los extensos ou maçantes para que não sejam ignorados pelos usuários. Dessa forma, acreditamos que é possível ampliar a absorção e compreensão do conhecimento, imprescindível para o bom uso da ferramenta.